Para comenzar a crear un documento, recuerda que debes realizar una planeación y una vez que te enceuntras frente a la computadora y accedes al procesador de textos Microsoft Word, se abrirá un archivo en blanco, lo que debes hacer es escribir tu texto, de esa manera comienzas con la elaboración de documentos. Microsoft también dispone de plantillas, por si requieres de algún tipo de documento diferente.
Formato de documentos
Para darle formato a un documento Word, necesitas conocer las funciones de cada una de las fichas de la Cinta de opciones. Ésta se encuentra organizada por fichas, que, a su vez, contienen grupos de comandos. Las funciones son las siguientes:
Archivo: Está resaltado en azul ya que no tiene funciones directas con el texto, sino con el archivo resultado como Abrir, Guardar, Imprimir, etc.
Inicio: Contiene los grupos de comandos básicos para llevar a cabo la edición del documento, como Fuente, Estilos, Edición, etc.
Insertar: Muestra los comandos para llevar a cabo la inserción de Páginas, Tablas, Texto, entre otras.
Diseño de página: Su función es aplicar Temas, Configurar la página, el Fondo de página, Párrafo, y Organizar el contenido del documento.
Referencias: Su misión es generar Tablas de contenido, Notas al pie, Citas y bibliografía, Títulos, etc.
Correspondencia: Contiene los comando para Crear sobres, etiquetas, Iniciar combinaciones de correspondencia, Escribir e insertar campos, Vista previa de resultados y Finalizar.
Revisar: Muestra los comandos para la Revisión de Ortografía y gramática, el Idioma, los Comentarios, Seguimiento, etc.
Vista: Su función es mostrar los comando de Vistas de documento, Mostrar Regla, Líneas de la cuadrícula, Zoom, Ventana y Macros.
Ya que se conocen las funciones de cada una de las fichas de la Cinta de opciones, para darle formato a un texto se puede realizar en la letra, el párrafo y las tabulaciones.
Fuente: Se refiere al Tipo de letra, el Tamaño, si es Negrita, Cursiva, Subrayada, Tachada, el Color, etc.
Párrafo: Cuando se da formato al párrafo de elige la Alineación del texto, el Interlineado, las Viñetas, las Listas multinivel, la Sangría, el Sombreado, etc.
Tabulaciones: Se pueden aplicar de forma rápida por medio de la Regla; para visualizarla de da clic en la ficha Vista, en el grupo Mostrar y se selecciona la casilla Verificación Regla.
Operaciones de inserción
Word tiene dentro de sus herramientas la versatilidad de emplear imágenes, tablas, gráficos, cuadros de texto, entre otras herramientas, dentro de sus documentos; para llevar a cabo estas funciones, se emplea la ficha Insertar de la Cinta de opciones.
Herramientas de revisión
Para que los textos posean la calidad adecuada es necesario revisar tanto la redacción como la ortografía; para ello, Microsoft Word incluye las opciones de correción de Ortografía y gramática, además de brindar sinónimos.
Publicar el documento por medio de las TIC
Además de crear un documento para imprimirlo se pude publicar mediante las TIC. Una manera muy sencilla de hacerlo es anexar el documento de Word como archivo adjunto a un correo electrónico. Otra forma es convertir el documento en un archivo PDF, el cual facilita compartir información a través de la Red porque es: fiable, multiplataforma, de confianza, accesible, etc. Otra manera es creando un sitio web.
Medidas para proteger un documento
La protección de información en un documento de Word se aplica por medio de niveles de seguridad, los cuales son:
-Establecer contraseñas en el documento.
-Controlar quién puede editar el documento.
-Identificar al autor del documento por medio de la firma electrónica.
-Proteger el archivo contra virus de macros.
-Especificar qué cambios se le pueden aplicar al documento.
Word tiene un nivel de seguridad predeterminado en los documentos que se crean, pero no es el ideal, por tal motivo es conveniente adicionar otras medidas se seguridad.
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